ถ้ารู้จักเอกสารใบนี้ รายจ่ายจริงที่ไม่มีใบเสร็จ ก็ยังลงบัญชีได้

ช่วงที่ 1สลิปแท็กซี่ใบเดียว กับคำถามที่นักบัญชีเจอทุกเดือน

คืนก่อนเราทดสอบระบบแกะบิลกับเอกสารกองหนึ่ง มีสลิปแท็กซี่ 320 บาทปนอยู่ใบหนึ่ง ระบบอ่านแล้วตอบกลับมาสั้นๆ ว่า ไม่ทราบชื่อผู้รับเงิน เรียกเอกสารจากปลายทางไม่ได้

นักบัญชีทุกคนรู้จักโมเมนต์นี้ดี เงินจ่ายไปจริง งานก็ใช้จริง แต่คนขับแท็กซี่ไม่มีใบเสร็จให้เรา แม่ค้าในตลาดก็ไม่มี ตู้หยอดเหรียญยิ่งไม่ต้องพูดถึง พอถึงสิ้นเดือนรายจ่ายพวกนี้ก็มากองรวมกัน แล้วคำถามเดิมก็โผล่มา ลงเป็นรายจ่ายได้ไหม หรือต้องยอมทิ้ง

คำตอบคือลงได้ และไม่ใช่ช่องโหว่หรือเทคนิคสีเทา กรมสรรพากรเขียนวิธีไว้ให้เองในคู่มือ การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ เครื่องมือหลักของเรื่องนี้ชื่อว่า ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ช่วงที่ 2บันไดสามขั้น ก่อนถึงใบรับรอง

จุดที่คนมักเข้าใจสลับกันคือ ใบรับรองแทนใบเสร็จไม่ใช่เอกสารใบแรกที่ควรหยิบ กรมสรรพากรวางเอกสารตระกูลนี้ไว้เป็นบันไดสามขั้น ไล่ตามว่าผู้รับเงินยอมทำอะไรให้เราบ้าง

1. ใบรับ (ตามมาตรา 105 ทวิ) ผู้รับเงินยินยอมออกใบรับให้ มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ชื่อผู้ออก เล่มที่ เลขที่ วันที่ และจำนวนเงินครบ อันนี้ดีสุด
2. ใบสำคัญรับเงิน ผู้รับเงินออกใบเสร็จให้ไม่ได้ แต่ยังยอมลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน เรากรอกชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประชาชนของเขา รายการ และจำนวนเงิน แล้วให้เขาเซ็น พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงินไว้
3. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ขั้นสุดท้าย ใช้เมื่อเรียกอะไรจากผู้รับเงินไม่ได้เลย แม้แต่ลายเซ็น คนขับแท็กซี่ลงจากรถไปแล้ว แม่ค้าไม่เซ็นให้ ที่จอดรถเป็นตู้อัตโนมัติ คราวนี้พนักงานของกิจการที่เป็นคนจ่ายเงินจะเป็นผู้รับรองรายจ่ายนั้นเอง

มองแบบนี้แล้วคำถามเปลี่ยนไปเลย จากเดิมที่ถามว่า มีใบเสร็จไหม กลายเป็นถามว่า ผู้รับเงินยอมทำอะไรให้เราบ้าง ยอมออกใบรับก็ขั้นหนึ่ง ยอมแค่เซ็นก็อีกขั้น ไม่ยอมสักอย่างก็ยังมีขั้นสุดท้ายรองรับอยู่

ช่วงที่ 3ในฟอร์มจริง มีอะไรบ้าง

แบบฟอร์มตัวอย่างอยู่ในคู่มือของกรมสรรพากรหน้า 12 หน้าตาเรียบมาก เป็นตารางรายการหนึ่งชุดกับคำรับรองหนึ่งย่อหน้า หัวตารางมีสี่คอลัมน์

• วัน เดือน ปี
• รายละเอียดรายจ่าย
• จำนวนเงิน
• หมายเหตุ

ใต้ตารางคือยอดรวมทั้งสิ้น ทั้งตัวเลขและตัวอักษร แล้วปิดด้วยข้อความรับรองที่ผู้เบิกจ่ายต้องลงชื่อ ใจความว่า

รายจ่ายข้างต้นนี้ไม่อาจเรียกเก็บใบเสร็จรับเงินจากผู้รับได้ และข้าพเจ้าได้จ่ายไปในงานของทางบริษัทโดยแท้

จุดที่หลายคนไม่ทันสังเกตมีสองจุด

หนึ่ง ลายเซ็นมีสองช่อง ผู้เบิกจ่ายที่เป็นคนควักเงิน กับผู้อนุมัติที่มีอำนาจในบริษัท คนเดียวเซ็นเองอนุมัติเองไม่จบ เอกสารนี้ออกแบบมาให้มีคนสอบทานกันเองในบริษัทตั้งแต่ต้น

สอง ในฟอร์มตัวอย่างของกรมฯ ไม่มีช่องเลขที่เอกสาร ต่างจากใบรับที่กฎหมายบังคับให้มีเล่มที่ เลขที่ ชัดเจน แต่ในทางปฏิบัติเราแนะนำให้รันเลขเองต่อเนื่อง เช่น ต่อเดือนต่อบริษัท เพราะพอถูกตรวจย้อนหลัง ก็ชี้ได้ทันทีว่าใบไหนคือใบไหน ผูกกับรายการไหนในสมุดบัญชี เรื่องเลยจบเร็วกว่ามาก คู่มือเองก็เขียนกำกับไว้ว่าฟอร์มนี้เป็นตัวอย่างเพื่อประกอบความเข้าใจ ต้องปรับใช้ให้เหมาะกับกิจการ

ช่วงที่ 4ใบรับรองอย่างเดียวยังไม่พอ หลักฐานพ่วงคือตัวตัดสิน

ตรงนี้แหละที่ชี้ขาดว่ารายจ่ายจะรอดหรือโดนบวกกลับ ใบรับรองแทนใบเสร็จเป็นแค่กระดาษหนึ่งใบ ถ้าไม่มีหลักฐานแวดล้อมประกอบ น้ำหนักก็เบา คู่มือกรมฯ ระบุชุดหลักฐานที่ควรมีไว้ชัด

• ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) ระบุชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรของผู้รับเงิน วันที่จ่าย ประเภทรายการ จำนวนเงิน และมีลายเซ็นอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น
• หลักฐานการจ่ายเงิน สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงินขีดคร่อม A/C Payee only หรือสำเนาการโอนผ่านธนาคาร ถ้ามีอย่างใดอย่างหนึ่ง เรื่องผู้รับเงินมีตัวตนจริงก็แทบปิดได้เลย
• สำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงิน เฉพาะกรณีจ่ายเงินสด
• เอกสารการพิจารณาภายใน เช่น รายงานการประชุมที่อนุมัติ จดหมายผู้บริหาร หรือคำรับรองอนุมัติรายจ่าย ยิ่งรายการใหญ่ยิ่งควรมี

เกณฑ์ใหญ่ที่ครอบทั้งหมดมาจากมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร รายจ่ายต้องเกิดขึ้นจริง เกี่ยวกับกิจการจริง และพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน ถ้าสามข้อนี้ยืนได้ แม้ไม่มีใบเสร็จ แนวตอบข้อหารือของกรมฯ ก็ยืนยันมาแล้วหลายฉบับว่าลงรายจ่ายได้ เช่น กรณีบริษัทรับจ้างถมที่ซื้อทรายดินลูกรังจากชาวบ้านที่ไม่เคยออกบิล (หนังสือที่ กค 0802/14110) หรือพนักงานเดินทางต่างจังหวัดที่ค่าอาหารค่าพาหนะไม่มีใบเสร็จ (คำพิพากษาฎีกาที่ 4963/2536)

ช่วงที่ 5เส้นที่ห้ามข้าม

เอกสารนี้มีไว้รองรับรายจ่ายจริงที่หลักฐานไม่ครบ ไม่ใช่เครื่องมือเสกรายจ่าย สองเรื่องต้องระวังให้ขาด

ผู้รับเงินต้องมีตัวตนและประกอบอาชีพนั้นจริง คู่มือย้ำประโยคนี้ตรงๆ ว่าผู้รับเงินตามเอกสารต้องมีพฤติกรรมประกอบอาชีพนั้นอย่างแท้จริง เขียนชื่อแม่ค้าที่ไม่มีอยู่จริงคือการสร้างพยานหลักฐานเท็จ

โทษของหลักฐานเท็จหนักกว่าภาษีที่ประหยัดได้หลายเท่า มาตรา 37 แห่งประมวลรัษฎากรวางโทษจำคุกตั้งแต่สามเดือนถึงเจ็ดปี และปรับตั้งแต่สองพันถึงสองแสนบาท ส่วน VAT ในรายจ่ายกลุ่มนี้ขอคืนภาษีซื้อไม่ได้อยู่แล้ว เพราะไม่มีใบกำกับภาษี

รายจ่ายไม่มีใบเสร็จไม่ใช่ทางตัน แค่ต้องมีเอกสารที่ประกอบถูกวิธี เท่านี้รายจ่ายจริงก็กลับเข้าบัญชีได้อย่างที่ควรเป็น

เรื่องนี้เราเจอเองทุกเดือนจนเอาไปสอนระบบแกะบิลของเราให้แยกบิลกลุ่มนี้ออกมาและร่างใบรับรองให้อัตโนมัติ ใครมีบิลกองแบบเดียวกันอยู่ ลองอ่านวิธีที่เราออกแบบไว้ได้ที่หน้า AI แกะบิล

คำถามที่พบบ่อย

ใบรับรองแทนใบเสร็จ ต้องมีเลขที่เอกสารไหม

ฟอร์มตัวอย่างในคู่มือกรมสรรพากรไม่มีช่องเลขที่ จึงไม่ใช่ข้อบังคับ แต่ควรรันเลขต่อเนื่องเอง เช่น ต่อเดือนต่อบริษัท เพื่อให้ตรวจย้อนและอ้างอิงกับสมุดบัญชีได้เร็ว

ใบรับรองแทนใบเสร็จ ต่างจากใบสำคัญรับเงินยังไง

ใบสำคัญรับเงินใช้เมื่อผู้รับเงินยังยอมลงลายมือชื่อให้ ส่วนใบรับรองแทนใบเสร็จใช้เมื่อเรียกอะไรจากผู้รับเงินไม่ได้เลย พนักงานผู้จ่ายเงินจึงเป็นคนรับรองเองแล้วให้ผู้มีอำนาจอนุมัติอีกชั้น

ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จ ขอคืน VAT ได้ไหม

ไม่ได้ การขอคืนภาษีซื้อต้องใช้ใบกำกับภาษีเท่านั้น เอกสารชุดนี้ช่วยเรื่องรายจ่ายทางภาษี (ภาษีเงินได้นิติบุคคล) ไม่เกี่ยวกับ VAT

รายจ่ายแบบไหน ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จได้

รายจ่ายเบ็ดเตล็ดที่จ่ายจริงเพื่อกิจการแต่เรียกหลักฐานจากผู้รับเงินไม่ได้ เช่น ค่าแท็กซี่ ค่าของในตลาดสด ค่าที่จอดรถหยอดเหรียญ ค่าจ้างคนส่งเอกสาร โดยผู้รับเงินต้องมีตัวตนจริง และควรแนบหลักฐานการจ่ายเงินประกอบ