จาก statement กับสมุดบัญชี ถึงรายงานกระทบยอดที่ตรวจได้

เรื่องนี้ต่อจากงานสอนทีมบัญชีให้ใช้ AI ทำงานจริง พองานสกัดใบกำกับเข้าที่ งานถัดมาที่กินเวลาทุกสิ้นเดือนคือการกระทบยอดธนาคาร เอา statement ของธนาคารมาไล่จับคู่กับรายการในสมุดบัญชี ทีละบรรทัด

คนมักคิดว่างานนี้คือ "ทำให้ยอดตรง" แต่พอทำจริงจะรู้ว่ายอดมันแทบไม่เคยตรงพอดีในครั้งแรก เพราะมีรายการค้างระหว่างทางเสมอ เช็คที่ยังไม่ขึ้นเงิน เงินโอนที่ลงคนละวัน ค่าธรรมเนียมที่ธนาคารตัดแต่เรายังไม่ได้ลงสมุด

เพราะฉะนั้นงานจริงของการกระทบยอดจึงไม่ใช่ "ทำให้ตรง" แต่คือ อธิบายให้ได้ว่ารายการที่ไม่ตรงแต่ละตัว ไม่ตรงเพราะอะไร บทความนี้เล่าเป็นขั้น เริ่มจากทำไม "ยอดตรง" ไม่ใช่จุดที่ยาก ต่อด้วยวิธีให้ AI จับคู่แล้วจัดกลุ่มสิ่งที่ไม่ตรง แล้วปิดท้ายว่าเอาไปใช้กับงานจริงยังไง

ช่วงที่ 1ทำไม "ยอดตรง" ไม่ใช่จุดที่ยาก

รายการส่วนใหญ่ใน statement กับในสมุดบัญชีมันตรงกันอยู่แล้ว ยอดเดียวกัน วันใกล้กัน จับคู่ได้ไม่ยาก ต่อให้มีเป็นพันบรรทัด ส่วนที่ตรงกันชัดก็จับคู่แบบตรงไปตรงมาได้เกือบหมด

งานที่กินเวลาและกินสมาธิจริง ๆ คือรายการที่เหลือ ที่ฝั่งหนึ่งมี อีกฝั่งไม่มี หรือมีแต่ยอดไม่เท่ากัน รายการพวกนี้แหละที่เป็นงานจริง เพราะแต่ละตัวต้องตอบให้ได้ว่าเป็นรายการค้างปกติ หรือเป็นสัญญาณว่ามีอะไรผิด

รายการที่ไม่ตรง แบ่งได้ไม่กี่แบบ

1. รายการค้างเรื่องเวลา เช็คที่ออกแล้วแต่ผู้รับยังไม่ขึ้นเงิน หรือเงินโอนปลายวันที่ลงคนละวันสองฝั่ง เดี๋ยวก็ตรงเอง
2. ฝั่งธนาคารมี แต่สมุดไม่มี ค่าธรรมเนียม ดอกเบี้ย หรือค่าบริการที่ธนาคารตัดไปแล้ว แต่ยังไม่ได้ลงสมุด ต้องไปลงเพิ่ม
3. ยอดไม่เท่ากัน จำนวนใกล้กันแต่ไม่เป๊ะ มักมาจากพิมพ์ผิดหรือค่าธรรมเนียมที่ถูกหักออกจากยอดโอน

พอมองออกว่ารายการที่ไม่ตรงมีอยู่ไม่กี่แบบ ก็จะเห็นว่างานนี้เหมาะให้ AI ช่วยตรงไหน มันเก่งเรื่องจับคู่รายการที่ตรงกันจำนวนมาก และช่วยเดาว่ารายการที่เหลือน่าจะเข้าแบบไหน แต่การเคาะว่าปิดยอดได้ ยังเป็นของคน

ช่วงที่ 2ให้ AI จับคู่ แล้วจัดกลุ่มสิ่งที่ไม่ตรง

วิธีที่ใช้ได้จริงมีสามขั้น จัดข้อมูลสองฝั่งให้เทียบกันได้ ให้ AI จับคู่ แล้วจัดกลุ่มเฉพาะรายการที่ไม่ตรง

ขั้นที่ 1 จัดสองฝั่งให้เทียบกันได้

ก่อนจับคู่ ต้องทำให้ statement กับสมุดบัญชีอยู่ในรูปเดียวกันก่อน วันที่รูปแบบเดียวกัน ยอดเป็นตัวเลขล้วนไม่ติดสัญลักษณ์ และแยกฝั่งเงินเข้าเงินออกให้ชัด ขั้นนี้ฟังดูเล็ก แต่ถ้าข้ามไป การจับคู่จะพลาดตั้งแต่ต้น เพราะรูปแบบที่ต่างกันทำให้รายการเดียวกันดูเหมือนคนละรายการ

ขั้นที่ 2 ให้จับคู่ พร้อมตั้งค่าความคลาดเคลื่อน

ให้ AI จับคู่รายการสองฝั่งด้วยยอดและวันที่ที่ใกล้กัน โดยตั้งค่าความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้ไว้ให้ชัด เช่น ต่างกันได้ไม่เกินหนึ่งสตางค์จากการปัดเศษ กติกาที่สำคัญที่สุดคือ ห้ามจับคู่แบบฝืน ยอดที่ไม่เข้าเกณฑ์ให้ทิ้งไว้เป็นรายการที่ไม่ตรง ห้ามดันให้คู่กัน เพราะการจับคู่ผิดหนึ่งครั้ง ทำให้ยอดดูเหมือนตรงทั้งที่มีปัญหาซ่อนอยู่

ขั้นที่ 3 จัดกลุ่มเฉพาะรายการที่ไม่ตรง

รายการที่จับคู่ไม่ได้ ให้ AI ช่วยจัดเข้ากลุ่มตามสาเหตุที่ว่าไว้ในช่วงที่ 1 คือรายการค้างเรื่องเวลา ฝั่งธนาคารมีแต่สมุดไม่มี และยอดไม่เท่ากัน พร้อมแนบว่าทำไมถึงจัดเข้ากลุ่มนั้น สิ่งที่ได้คือ รายการที่ไม่ตรงทุกตัว มีป้ายสาเหตุกำกับ ไม่ใช่กองที่ต้องมานั่งไล่เอง

หลักสามขั้นนี้ใครก็ทำตามมือได้ ส่วนที่เราลงแรงทำต่อคือเครื่องมือที่ทำให้การจับคู่และจัดกลุ่มเร็วและทำซ้ำได้ทุกเดือน โดยยึดหลักเดียวกับงานสกัดใบกำกับ คือ หน้าตาการใช้งานคงที่ ส่วนตัวจับคู่ข้างในสลับได้ และด่านที่กันไม่ให้จับคู่ฝืน ยังทำงานเหมือนเดิม

ช่วงที่ 3เอาไปใช้กับงานจริง

ใช้กับงานแบบไหนได้บ้าง

• กระทบยอดธนาคารสิ้นเดือน ที่มีรายการเดินบัญชีเยอะจนไล่มือไม่ไหว
• บัญชีที่มีหลายเล่ม เช่น หลายธนาคารหลายบัญชี ที่ต้องกระทบทีละเล่มทุกเดือน
• กระทบยอดบัตรเครดิตหรือกระเป๋าเงินออนไลน์ ที่หน้าตารายการต่างกันแต่หลักการเดียวกัน
• กระทบยอดพักที่ต้องรีบดูรายวัน เพื่อจับรายการผิดปกติให้ทันก่อนสิ้นเดือน

กฎข้อเดียวที่ต้องจำ

ถ้าจะจำอย่างเดียวจากบทความนี้ ขอให้เป็นข้อนี้ เป้าหมายของการกระทบยอดไม่ใช่คำว่ายอดตรง แต่คือรายการที่ไม่ตรงทุกตัว มีเหตุผลอธิบายและตรวจย้อนได้ การจับคู่แบบฝืนให้ยอดตรงเร็ว ๆ คือการซ่อนปัญหา ไม่ใช่การแก้

เริ่มยังไงดี

ไม่ต้องทำระบบอัตโนมัติตั้งแต่แรก ลองด้วยมือกับการกระทบยอดเดือนเดียวก่อน

1. เอา statement กับรายการในสมุดของเดือนนั้นมาวางคู่กัน จัดวันที่และยอดให้อยู่ในรูปเดียวกัน
2. ให้ AI จับคู่รายการที่ตรงกันชัดออกไปก่อน ตั้งไว้ว่าต่างกันได้แค่เศษสตางค์
3. รายการที่เหลือ ให้มันลองจัดกลุ่มตามสาเหตุสามแบบ พร้อมบอกเหตุผล
4. ไล่ดูกองที่ไม่ตรงทีละกลุ่ม ยืนยันว่าเป็นรายการค้างปกติ หรือมีอะไรผิดจริง
5. นับดูว่าในเดือนนั้น เหลือรายการที่อธิบายไม่ได้กี่ตัว นั่นคือตัวเลขที่บอกว่าบัญชีสะอาดแค่ไหน

พอเห็นว่ากองไหนปิดได้เอง กองไหนต้องเพ่ง ก็จะรู้ว่าจะขยายไปทำหลายบัญชีหลายเดือนยังไง เราสอนเรื่องนี้กับทีมบัญชีในองค์กรแบบลงมือทำจริง รายละเอียดอยู่ที่หน้า อบรม AI สำหรับทีมบัญชี

และถ้าไม่อยากประกอบเครื่องมือเอง FlowAccount ก็มี AI กระทบยอดธนาคาร ในระบบบัญชีให้พร้อมใช้ได้เลย จับคู่รายการและแยกสิ่งที่ไม่ตรงให้ โดยไม่ต้องเริ่มจากศูนย์