ก่อนให้ AI ช่วยยื่นงบ
ต้องอ่านแผนที่ให้ออกก่อน

ทุกปีหลังปิดงบ นิติบุคคลไทยทุกรายต้องนำส่งงบการเงินให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ผ่านระบบ DBD e-Filing งานนี้เผิน ๆ เหมือนงานกรอกฟอร์ม แต่จริง ๆ มีกติกาเฉพาะซ่อนอยู่เยอะ ทั้งรูปแบบไฟล์ ลำดับการยื่น มาตรฐานบัญชีที่เพิ่งเปลี่ยน และกฎตรวจยอดที่ระบบบังคับ

พอเจองานซ้ำ ๆ แบบนี้ หลายคนอยากเอา AI มาช่วยทันที แต่บทเรียนจากการลงมือทำเครื่องมือบัญชีคือ เครื่องมือที่ดีเริ่มจากการเข้าใจงานให้ขาดก่อน ไม่ได้เริ่มจากตัว AI บทความนี้เลยตั้งใจปูขั้นตอนการยื่นงบให้เห็นทั้งภาพ แล้วค่อยใช้เป็นตัวอย่างชี้ว่าจุดไหนที่ AI เข้ามาช่วยได้จริง

เนื้อหาไล่เป็นขั้น เริ่มจาก DBD e-Filing คืออะไร ใครต้องยื่น ยื่นอะไร ต่อด้วย ขั้นตอนจริงทั้งสองเส้นทาง แล้ว ของใหม่ที่เปลี่ยนตั้งแต่ปี 2567 ปิดท้ายด้วย วิธีวิเคราะห์งานเพื่อวางว่า AI ยืนตรงไหน

ช่วงที่ 1DBD e-Filing คืออะไร ใครยื่น ยื่นอะไร

DBD e-Filing คือระบบยื่นงบการเงินและบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ทางอินเทอร์เน็ตของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ตัวงบการเงินต้องเตรียมในรูป XBRL ด้วยเครื่องมือ DBD XBRL in Excel (ปัจจุบันรุ่น V.2.0) กรอกใน Excel แบบออฟไลน์แล้วแปลงเป็นไฟล์เพื่อ upload เป็นช่องทางเดียวสำหรับตัวงบ ไม่มีแบบกรอกหน้าเว็บ

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีมี 5 ประเภท แต่ละประเภทมีแบบรายการย่อของตัวเอง

• แบบ 1 ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน
• แบบ 2 บริษัทจำกัด
• แบบ 3 บริษัทมหาชน
• แบบ 4 นิติบุคคลที่ตั้งตามกฎหมายต่างประเทศ
• แบบ 5 กิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากร

บทความนี้โฟกัสบริษัทจำกัด (แบบ 2) ชุดเอกสารที่ยื่นประกอบด้วย ตัวงบ (ไฟล์ .zip XBRL), หมายเหตุประกอบงบ (แนบ PDF หรือกรอกในชีต 510000 ของไฟล์ XBRL), หน้ารายงานของผู้สอบบัญชี (PDF), บอจ.5 และแบบ สบช.3 ไฟล์แนบต้องเป็น PDF แนวตั้ง ขาว-ดำ

กำหนดเวลา ยกตัวอย่างปิดงบ 31 ธันวาคม ประชุมผู้ถือหุ้นราวเมษายน ยื่น บอจ.5 ภายใน 14 วันจากวันประชุม และยื่นงบภายใน 1 เดือนหลังประชุม จุดพลาดที่เจอบ่อยคือ บอจ.5 ยื่นรวมกับงบไม่ได้ กรมพัฒน์ให้ยื่นแยกและมักมาก่อน ส่วนค่าปรับยื่นล่าช้ามีอัตราตามประกาศ และมีอายุความ 2 ปี

ช่วงที่ 2ขั้นตอนจริง สองเส้นทาง สามขั้น

การยื่นแยกเป็นสองเส้นทาง คือ บอจ.5 กับ งบการเงิน แต่ละเส้นเดินสามขั้นเหมือนกัน คือ จัดเตรียมข้อมูล แล้วนำส่ง แล้วตรวจสอบผล ตัวงบทำผ่าน DBD XBRL in Excel เท่านั้น ลำดับงานจริงเป็นแบบนี้

รายละเอียดที่ควรรู้ในแต่ละขั้น

1. โหลด template ต่อหนึ่งนิติบุคคล login ด้วยเลขทะเบียน 13 หลัก แล้วตอบ wizard เพื่อกำหนดชุดรูปแบบงบที่ถูกต้อง ทั้งรอบบัญชี มาตรฐาน (NPAEs หรือ TFRS) รูปแบบหมายเหตุ ประเภทงบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด และมีปรับปรุงย้อนหลังไหม ถ้าเลือกพลาดตั้งแต่ตรงนี้ ทั้งไฟล์จะผิดไปหมด แตกไฟล์ออกมาได้ Excel กับ Java Builder ที่ ต้องอยู่โฟลเดอร์เดียวกันและห้ามเปลี่ยนชื่อ ไม่งั้นแปลง XBRL ไม่ได้
2. เปิดไฟล์แล้ว Unblock + Enable Content ให้ macro ทำงาน แล้วกรอกทุกชีตยกเว้นชีตที่เป็นข้อมูลตรวจ มีกฎเฉพาะ เช่น รายการย่อยรวมไม่เกิน 8 บรรทัดต่อหัวข้อหลัก ไม่มีรายการให้เว้นว่างหรือพิมพ์ว่าไม่มี ห้ามลบแถว
3. แปลงเป็น XBRL ระบบ validate ตอนแปลง ถ้าผิดต้องแก้ก่อน ถ้าผ่านได้ไฟล์ .zip
4. นำส่ง เลือกรอบบัญชี กรอกข้อมูลผู้สอบบัญชีและผู้ทำบัญชีให้ครบ แนบไฟล์งบกับหมายเหตุกับหน้ารายงานผู้สอบ ยืนยัน แล้วพิมพ์ใบนำส่ง
5. ตรวจผล พิมพ์แบบ สบช.3 สถานะจะไล่จาก "อยู่ระหว่างประมวลผล" ไป "รับแจ้งแล้ว" ถ้าพบงบบกพร่อง จะมีอีเมลแจ้ง ต้องแก้แล้วส่งหนังสือชี้แจง รอเจ้าหน้าที่ตรวจ

กฎตรวจยอดที่ระบบบังคับมีหลายข้อ ตัวอย่างเช่น สินทรัพย์รวมต้องเท่ากับหนี้สินบวกส่วนของผู้ถือหุ้น ทุนชำระแล้วต้องไม่เกินทุนจดทะเบียน เงินสดต้นปลายงวดในงบกระแสเงินสดต้องตรงกับงบฐานะ และกำไรในงบกระแสเงินสดทางอ้อมต้องตรงกับงบกำไรขาดทุน ถ้าไม่ตรง แปลงไฟล์ไม่ผ่าน

ช่วงที่ 3ของใหม่ที่ต้องรู้ ตั้งแต่ยื่นปี 2567

งบที่ยื่นตั้งแต่ปี 2567 หน้าตาเปลี่ยน เพราะมีสองอย่างเปลี่ยนพร้อมกัน

1. มาตรฐานเปลี่ยน TFRS for NPAEs (มาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ) ฉบับปรับปรุง 2565 บังคับใช้ปี 2566
2. รายการย่อเปลี่ยน ประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่องกำหนดรายการย่อที่ต้องมีในงบการเงิน พ.ศ. 2566 ยกเลิกประกาศเดิม เริ่มใช้กับปีที่ยื่น 2567

สิ่งที่เห็นชัดคือ ชื่องบเปลี่ยน (เช่น งบแสดงฐานะการเงิน เป็น งบฐานะการเงิน) เลือกรูปแบบงบกำไรขาดทุนได้หลายแบบ เพิ่มบรรทัดใหม่ และหมายเหตุต้องอ้างประกาศ 2566 ผลต่อการทำงานคือ ต้องเก็บข้อมูลย้อนหลังให้พอ เพราะอาจต้องปรับงบเปรียบเทียบ การเปลี่ยนแบบนี้คือเหตุผลว่าทำไม "เข้าใจขั้นตอนปีนี้ให้ตรง" ถึงสำคัญกว่าทำตามความเคยชินปีก่อน

ช่วงที่ 4task analysis วางว่า AI ยืนตรงไหน

คำถามที่คนมักถามผิดคือ "AI ยื่นงบให้ได้ไหม" เพราะ "ยื่นงบ" ไม่ใช่งานชิ้นเดียว แต่เป็นงานย่อยหลายชิ้นที่ต่างกันมาต่อกัน ก่อนจะตอบว่า AI ทำได้ไหม ต้อง แยกงานออกเป็นชิ้นก่อน วิธีนี้เรียกว่า task analysis เป็นสิ่งที่เราใช้จริงตอนประเมินว่าจะสร้างเครื่องมือตัวไหน พูดง่าย ๆ คือเอาขั้นตอนที่เข้าใจแล้วจากช่วงก่อนหน้า มาดูทีละชิ้นว่า AI ควรเข้าไปช่วยตรงไหนได้บ้าง

ขั้นที่ 1 แตกงานเป็นต้นไม้

เอาขั้นตอนการยื่นงบมาแยกเป็นงานย่อย แทนที่จะมองรวมเป็นก้อนเดียวว่า "ยื่นงบ" ให้เห็นทีละงาน คือ ดึงงบทดลอง จัดบัญชีเข้าช่องรายการย่อ สร้างงบตามแบบ 2 ร่างหมายเหตุ ตรวจยอดให้ผ่านกฎ คีย์ลง XBRL in Excel แล้วนำส่ง แค่แยกออกมาก็เห็นแล้วว่าแต่ละงานไม่เหมือนกัน บางงานมีคำตอบตายตัว บางงานต้องใช้คนตัดสิน

ขั้นที่ 2 ถามงานย่อยแต่ละชิ้นสามคำถาม

1. ใช้ ข้อมูลอะไร เป็นวัตถุดิบ และข้อมูลนั้นมีโครงสร้างชัดไหม
2. การตัดสินเป็นแบบ ถูกผิดตายตัว (มีคำตอบเดียว ตรวจได้) หรือ ดุลยพินิจ (ขึ้นกับบริบทและกฎหมาย)
3. พลาดแล้วเสียหายแค่ไหน และย้อนได้ไหม การยื่นผิดมีทั้งค่าปรับและสถานะงบบกพร่อง ต้นทุนพลาดสูง

ขั้นที่ 3 จัดกลุ่มตามคำตอบ แล้วค่อยแปะว่าใครทำ

สิ่งที่ตารางนี้บอกมีสี่อย่าง

• ส่วน ถูกผิดตายตัว อย่างกฎตรวจยอดและธง going-concern อย่าให้ AI เดา ให้ดึงออกมาเป็น เครื่องตรวจที่เขียนเป็นกฎ ผลออกมาเหมือนเดิมทุกครั้ง ตรวจสอบได้ หลักการเดียวกับโพสต์ อย่าให้ LLM คิดเลข คือแยกส่วนที่คำนวณแน่นอนออกจากส่วนที่ใช้วิจารณญาณ
• ส่วน จับ pattern อย่างสกัดตัวเลข จัดรายการ ร่างหมายเหตุ ให้ AI ทำแล้วคนเป็นคนรับรอง ตรงนี้ AI ลดเวลาได้เยอะจริง
• ส่วน จับคู่บัญชีเข้าช่องรายการย่อ มีกับดัก เพราะผังบัญชีของแต่ละกิจการไม่เหมือนกัน เขียนกฎล่วงหน้าจากการเดาไม่ได้ ต้องเห็นผังบัญชีจริงของกิจการนั้นก่อนถึงจะสร้างได้ งานที่ต้องเชื่อมกับของจริงแบบนี้ ต่างจากงานที่คิดเองได้ล้วน ๆ ตรงนี้พลาดบ่อยเวลารีบเอา AI ลง
• ส่วน ดุลยพินิจและกฎหมาย กันมือคนไว้ ไม่ใช่เพราะ AI โง่ แต่เพราะความรับผิดอยู่ที่คน

ถ้าไม่แตกงานก่อน จะได้เครื่องมือที่ทำได้ทุกอย่างแบบงั้น ๆ แทนที่จะทำส่วนที่ควรทำได้ดีจริง task analysis คือวินัยเดียวกับการประเมินว่าควรสร้างเครื่องมือไหมก่อนลงมือ คือไม่สร้างจากการเดา แต่สร้างจากการเข้าใจงานจริงทีละชิ้น

สรุปและเริ่มตรงไหน

เข้าใจขั้นตอนให้ขาดก่อน แล้วแยกงานเป็นสองชนิด คือ "ซ้ำและจับ pattern ได้" กับ "ถูกผิดตายตัวหรือดุลยพินิจ" จากนั้นค่อยวางว่า AI ยืนตรงไหน วิธีลองเริ่มที่ทำได้เลยคือ ลองวาดขั้นตอนการยื่นงบของทีมตัวเองออกมาหนึ่งหน้า แล้วทำเครื่องหมายว่าบรรทัดไหนซ้ำ บรรทัดไหนมีกฎตายตัว แค่นั้นก็เห็นภาพแล้วว่าควรเริ่มเอา AI ลงตรงไหนก่อน

ถ้าอยากให้ทีมบัญชีลงมือทำส่วนที่ AI ช่วยได้จริงกับงานของตัวเอง เรามีหลักสูตรอบรม Claude Cowork สำหรับทีมบัญชี ดูได้ที่ productize.life/services